AGO - UNIFAMILIAR U2 - 30.03.11

1. Data,dia e hora: No dia 30 de Março do ano de 2011, às 19:00 horas, em primeira chamada e, não havendo quorum exigido, às 19:30 horas, em segunda chamada, na Casa de Apoio do Unifamiliar U2, situada na Av Princesa Diana 885 na cidade de Nova Lima, Minas Gerais. 2 – Presença: Presentes os Associados, conforme assinaturas na lista de presenças. 3 – Mesa: Diretor Presidente: Nilo Carvalho Serpa, Diretores: Affonso Mendonça Uchoa Neto e Maria Cristina Cardoso Costa Pinto, Secretário: Fernando Venâncio M.Silva 4 -. Abertura: Foi aberta a Assembléia pelo diretor presidente, lendo a última ata da Associação Alphaville Lagoa dos Ingleses Unifamiliar U2. 5- Ordem do dia: 5.1. Apresentação e aprovação do Relatório Final da Auditora de 2010 e aprovação das contas deste exercício: Relatório de Atividades da Diretoria do Real: Foi apresentado pelos diretores o relatório referente a Gestão 2009 – 2010, do Condomínio Real – Unifamiliar U2: 1. Gestão Descentralizada: Criação e implementação de Grupos de Trabalho (GT) visando uma gestão participativa e descentralizada. 2. Regimento Interno Colocação: em prática do Regimento Interno, através de capacitação dos funcionários, porteiros e vigilantes. A partir desta capacitação, a operação do condomínio passou a orientar-se, rigorosamente, nas normas do Regimento Interno do Real. 3. Sistema de Segurança: 3.1. Implantação de novo sistema de segurança através de biometria óptica e cartão magnético, novo software de cadastramento de proprietários e fornecedores. Criação da rede interna, intercomunicando todos os computadores e câmaras. Instalação do suporte on-line. 3.2. Melhoria contínua da funcionalidade da portaria. A rotatividade constante dos porteiros deveu-se a incapacidade da empresa fornecedora de contratar mão-de-obra especializada na função. Inúmeras reuniões foram realizadas com a empresa, mas, sem muito sucesso 4. Recursos Humanos: 4.1. Contratação da equipe de jardineiros (03 profissionais), diminuindo os valores da terceirização e obtendo maior segurança, dedicação e qualidade nos trabalhos. 4.2. Investimento no quadro funcional: qualidade da alimentação, higiene, uniformes, equipamentos de segurança e plano médico-odontológico para todos os funcionários. Treinamentos informais. 5. Portaria: 5.1. Recuperação de toda a parte elétrica, iluminação, vidros quebrados, infiltrações, pintura de alvenaria, madeirame e luminárias. Troca de mobiliário para adequação às novas necessidades. Colocação de grades de proteção para os pedestres. Pintura de todo o gradil. Adequação da posição dos leitores de identificação e câmeras de vídeo. 5.2. Recuperação do paisagismo e jardinagem dos canteiros internos e externos. Recuperação da iluminação dos jardins da portaria e das guaritas. 5.3. Adoção do ponto de ônibus em frente ao Real quanto à limpeza e capina, para maior conforto e qualidade do espaço para nossos moradores, fornecedores e empregados. 6. Casa de Apoio: 6.1. Compra de equipamentos de multimídia, telão, internet e comunicação diminuindo os gastos mensais com alugueis. 6.2. Melhoria do banheiro social, com colocação de espelho, porta-objeto, dimer, papeleiras e melhor iluminação. Instalação de exaustor no banheiro dos funcionários, por não existir ventilação. 6.3. Conserto do esgoto da casa de apoio, que apresentava refluxo, por erros de engenharia. 6.4. Conserto do mobiliário da cozinha dentro do possível. Compra de um novo microondas, liquidificador e fogão de duas bocas a gás. Revisão da parte elétrica e ventilação. 7. Revitalização do meio ambiente: ruas, canteiros, praças e playground: 7.1 Instalação da política de defensivos não-tóxicos ou pouco tóxicos para o homem e a fauna. 7.2 Compra de máquinas e equipamentos de jardinagem, insumos agrícolas, material de limpeza biodegradável. 7.3. Plantio de mudas arbóreas, arbustivas e florais. Recuperação do gramado, canteiros, maciços e pérgula da praça. Transplante de espécies vegetais posicionadas em locais perigosos para crianças. 7.4. Instalação de uma ducha e de uma torneira, revisão da parte hidráulica e elétrica da praça. 7.5 Pintura dos meio-fios, recuperação de bocas de lobo, execução de sistema de drenagem nas praças, canteiros e playground. 7.6 Replantio de pinheiros junto ao muro, recuperação do sansão-do-campo na área externa do muro, negociado com a AG, mas, não cumprido. 7.7 Manutenção e otimização dos sistemas de irrigação, iluminação das ruas e alamedas, coleta de lixo doméstico e verde, limpeza das ruas e controle sistêmico de pragas doméstico e ambiental. 8. Comunicação: Criação de um novo canal de comunicação - o blog – Residencial Real www.residencialreal.blogspot.com 2010 1. Sistema de Segurança (item prioritário eleito pelos moradores) 1.1. Implantação do Comitê CEAJ (Comitê Executivo de Apuração e Julgamento) prevista no regimento interno, conforme Secção II, do cap. II, do Título V, art.85 e seguintes, sendo este aprovado por Assembléia Geral Ordinária e pelos Diretores, nomeando no ato os associados: Afonso Uchoa Neto (Secretário), Bernardo da Cunha Pereira (Receptor) e Antônio Augusto Seabra Gomes (Presidente), como integrantes titulares da CEAJ, cujo mandato será por 02 anos. 1.2. Aperfeiçoamento do sistema computadorizado de vigilância e controle de entrada e saída. 1.3. Melhoria contínua da funcionalidade da portaria. A rotatividade constante dos porteiros foi devida ao mesmo problema de 2009. Novamente, reuniões foram realizadas com a empresa, agora, com os sócios, instalada a cobrança de multas contratuais e, maior severidade nas cobranças ao fornecedor. 1.4 Implementação das normas de segurança no condomínio, execução da sinalização interna, através de placas e pinturas no chão e, educação para o trânsito. 1.5 Instalação de 10 (dez) limitadores de velocidade para aumentar a segurança dos moradores e educar os condôminos. 1.6. Capacitação do quadro funcional em segurança e atendimento. 2. Comunicação 2.1. Melhoria do sistema de comunicação: colocação de quadros de avisos na casa de apoio e na portaria. 2.2. Atualização constante do blog, contendo todas as atas do Real e da AG, relatórios gerencias e comunicações. 3. Casa de Apoio 3.1 Confecção de piso ao redor da casa de apoio e instalação de iluminação externa, facilitando vigilância, trânsito e limpeza. 3.2 Confeção de grelha-canaleta melhorando a drenagem pluvial e evitando alagamentos na casa. 3.3. Reforma casa de apoio/OI em fase contratual final. A Diretoria conseguiu negociar os aluguéis não pagos por 10 (dez) anos, valor que será usado na reforma da casa de apoio para suportar a expansão da telefônica, inclusive aumentando os números fixos e a velocidade da internet. 4. Revitalização do meio ambiente: ruas, canteiros, praças e playground. 4.1 Iluminação da praça proporcionando aos moradores do Real mais segurança e estendendo o tempo de lazer. – Responsável Técnico: Eng. Bernardo Cunha ( proprietário voluntário). 4.2. Renovação da pintura do playground (madeirame, ferragens e piaçava). 4.3 Renovação e manutenção da areia do playground (cf. orientações do Minas Náutico) para evitar contaminações. 4.4 Recortes no concreto da praça para evitar acidentes em volta das rampas de escalagem, escadas e escorregadores, com colocação de areia no local. 4.5 Plantio de arvores frutíferas na praça. Pomar com jabuticabeiras, amoreiras, pitangueiras, romãs, ameixa, jurubeba, goiaba, por enquanto... 4.6 Substituição de árvores que não vingaram após 4 anos de plantio. 4.7. Implantação de pontos de irrigação onde existiam pontos cegos. 4.8 Limpeza, dedetização e remoção de entulhos dos lotes vagos com maior freqüência. 4.9 Corte de eucaliptos, autorizados e acompanhados pela Prefeitura, com plantio de mudas nos locais determinados pela mesma. Apoio expressivo do proprietário José Marcos. 4.10. Controle rigoroso de pragas nas áreas coletivas para não contaminar os jardins. 4.11 Plantio de sansão-do-campo na parte interna do muro ao longo da rodovia, aumentando a densidade da cortina arbórea e, conseqüentemente, a segurança junto aos muros. 4.12. Plantio de novas mudas de árvores típicas em todo o residencial. 5. Eventos 5.1 Apoio ao Grupo de Trabalho (GT) que planejou, operacionalizou e contabilizou o nosso I ARRAIÁ DU REAL. Participação maciça dos moradores e amigos, numa tarde-noite muito alegre. Contratamos a quadrilha “Bola de Fogo”, constituída por crianças de 02 a 12 anos, um projeto social do Jardim Canadá. Este projeto possui um time de futebol de crianças o “Bola de Fogo” e, necessitam de material esportivo, principalmente, bolas de futebol usadas ou novas. 5.2 Nosso 6º Almoço de Natal, como sempre, foi um sucesso. O GT trabalhou com a maior rapidez e competência. Neste natal apoiamos a Creche São Judas Tadeu, Jardim Canadá, que atende 537 crianças de 06 meses a 12 anos em horário integral. Como parte do convite foi feita a doação de 150 kg de leite em pó para esta creche, onde passam o dia inteiro, vários filhos de nossas empregadas e prestadores de serviços. Os nossos vizinhos adotaram 200 crianças desta creche para ajudar ao Papai Noel. As famílias que participaram da tarde de entrega dos presentes se emocionaram por ver que com tão pouco ajudamos a construir a magia de Natal de nossa população do entorno. Finalmente, os agradecimentos desta Diretoria a todos os nossos amigos-moradores e proprietários, pela inestimável participação, competência, harmonia e alegria. Nós acreditamos, verdadeiramente, na gestão participativa. Muito obrigado pela oportunidade de sermos voluntários na melhoria contínua do local que escolhemos para viver, compartilhar e sermos felizes. Que a Diretoria que agora assume o biênio 2011-2012 tenha muito apoio, sucesso e alegrias. Contem conosco agora e sempre! Diretoria 2009-2010 Maria Cristina Cardoso Costa Pinto Afonso Uchoa Neto Nilo de Carvalho Serpa. COMENTÁRIOS DOS AUDITORES SOBRE AS CONTAS EXAMINADAS E RECOMENDAÇÕES PARA MELHORIA DOS CONTROLES INTERNOS CONTÁBEIS E ADMINISTRATIVOS ATIVO I – DISPONIBILIDADES 1 – CAIXA Relatório do Fundo Fixo fechando com o razão contábil e documentos. Durante os trabalhos de auditoria procedemos a uma verificação surpresa e constatamos que o saldo do Fundo Fixo estava conferindo com os valores existentes nos cofres da Associação. Sugerimos que periodicamente esta ação seja repetida para aprimorar a segurança dos controles. 2 – BANCOS: CONTA MOVIMENTO Os saldos das contas estavam devidamente conciliados com os extratos bancários. Os saldos foram circularizados e todos estavam de acordo com os extratos usados nas conciliações. 3 – APLICAÇÕES FINANCEIRAS Os saldos das contas estavam devidamente conciliados com os extratos bancários. Os saldos foram circularizados e todos estavam de acordo com os extratos usados nas conciliações. Sugerimos que os saldos dos impostos retidos referentes aos resgates das aplicações fossem lançados contra a conta de resultados uma vez que a Associação é isenta do pagamento de impostos e não teria como compensar os mesmos, sugerimos, também, que a Gerência Financeira estude junto aos bancos parceiros uma nova forma de aplicação que não tenha tributação. II – REALIZÁVEL EM CURTO PRAZO 1 – CONTAS A RECEBER DE ASSOCIADOS As contas estavam devidamente conciliadas e os saldos estão de acordo com o razão contábil. Sugerimos uma revisão no critério de envio dos devedores para cobrança através de advogados para que a constituição destas provisões seja feita com respaldo da legislação vigente. 2 – ADIANTAMENTOS A FORNECEDORES Saldo da conta conferido com o pagamento da despesa ainda não realizada. III – ATIVO PERMANENTE 1 – IMOBILIZADO TÉCNICO A Auditoria anterior sugeriu que fosse implantado um sistema de controle de Ativo Fixo e a Associação contratou a empresa BH Patrimonial para este trabalho. Foi feito levantamento detalhado de todos os bens e, devido ao longo período sem controle, este levantamento resultou em ajustes considerados, a mesma empresa mantém o controle dos bens do imobilizado e periodicamente faz inventário para controle. Os percentuais de depreciação e amortização usados estão dentro do permitido pela legislação. Sugerimos e foi acatada pela contabilidade a alteração dos históricos. Onde estava registrado conforme autorização da Associação foi alterada para conforme laudo da BH Patrimonial. 2 – INTANGIVEL Os saldos das contas de sistemas operacionais também foram inventariados pela BH Patrimonial e suas amortizações estão dentro dos percentuais permitidos pela legislação. IV – ATIVO CIRCULANTE 1 – FORNECEDORES Os saldos dos controles internos estavam de acordo com os saldos contábeis. A título de circularização foram considerados os fornecedores de maior valor. As respostas recebidas estavam de acordo com os saldos contábeis. 2 – OBRIGAÇÕES FISCAIS E TRIBUTÁRIAS Os saldos das contas apresentam algumas divergências de valor irrelevante para auditoria que não comprometem as obrigações da Associação, mas precisam ser conciliadas periodicamente. Durante os trabalhos foi solicitada aos funcionários a apresentação das CND’s e todas estavam sem impedimento. 3 – OBRIGAÇÕES TRABALHISTAS/PREVIDENCIARIAS Os saldos das contas apresentavam algumas divergências em relação aos relatórios. Sugerimos ajuste na rubrica Provisão para Férias e foi acatado pela contabilidade. Durante os trabalhos foi solicitada aos funcionários a apresentação das CND’s do INSS e FGTS e todas estavam sem impedimento. V – PATRIMÔNIO LÍQUIDO 1 – FUNDO PATRIMONIAL As contas do Patrimônio Líquido estavam de acordo os controles internos. Sugerimos atenção especial para a conta de ajustes de exercícios anteriores. Durante os trabalhos tivemos uma reunião com o responsável pela contabilidade onde apresentamos as ponderações de se fazerem somente lançamentos nesta rubrica quando realmente o ajuste for de exercícios anteriores. As contas de resultados foram devidamente testadas onde encontramos algumas irregularidades que foram ajustadas pela contabilidade para melhor apresentação do resultado. Sugerimos à Diretoria que solicite a contabilidade um relatório de Demonstração Analítica do Resultado Mensal para melhor acompanhamento das despesas e receitas. Durante os trabalhos, verificamos que algumas contas não estavam sendo usadas corretamente. Com este novo relatório sugerido estas divergências serão detectadas e corrigidas no próprio período. VI – EMPRESAS TERCEIRIZADAS Fizemos uma visita à empresa GOL e não encontramos nenhuma irregularidade nos registros dos funcionários que prestam serviços para a Associação. VII – VERIFICAÇÃO PRESENCIAL DE FUNCIONÁRIOS Durante os trabalhos procedemos a uma verificação presencial de alguns funcionários e o ponto em destaque foi que um funcionário não portava identidade. Sugerimos que a Associação comunique por escrito a todos os funcionários que estejam sempre de porte de seus documentos para fins de identificação e segurança. VIII – PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS INTERNOS A auditoria anterior sugeriu a contratação de uma empresa especializada para elaboração de manual de normas internas. Este ponto é de grande importância para melhoria dos controles da Associação e delegação de responsabilidades. IX– CONTRATOS/ESTATUTOS Procedemos à leitura dos estatutos, contratos e aditivos de maior importância e valor e não detectamos nenhuma falha que possa vir a prejudicar a Associação financeira ou socialmente. X– DOCUMENTAÇÃO E ARQUIVO Todos os documentos solicitados aos funcionários durante o período de trabalho de inspeção foram apresentados sem qualquer restrição. Sugerimos que os grandes contratos (Gol e outros) tenham um arquivo especial para facilitar o controle e identificação dos documentos. XI – DISPOSIÇÕES FINAIS Nossos relatórios foram gerados após trabalhos realizados à base de testes seletivos. Foi preparado para que os Diretores da Associação tenha conhecimento dos princípios de auditoria geralmente aceitos e verifiquem se os procedimentos sugeridos estão sendo acatados. Este relatório é confidencial. Estamos sempre à disposição de V.Sas para quaisquer esclarecimentos que se fizerem necessários. MORATO & ROCHA AUDITORES INDEPENDENTES Mário Lúcio Morato, que foi aprovado. 5.2- Apresentação e deliberação do orçamento referente ao exercício de 2011-2012: em função da não apresentação do orçamento da Associação Geral o associados em unanimidade optaram por não aprovar o orçamento de 2011-2012, pois não se sabe qual será o percentual de rateio do residencial Real para Associação Geral. O diretor Nilo salientou que a taxa de condomínio deve permanecer inalterada, permanecendo o valor atual de R$ 415,00 (quatrocentos e quinze reais). O orçamento então será apresentado para deliberação após a apresentação e aprovação do orçamento da Associação Geral. Ficou decidido por unanimidade pelos associados que independentemente da aprovação do orçamento a substituição dos porteiros atuais por novos vigilantes. 5.3- Eleição e posse dos Membros da diretoria – Mandato de 02 anos: A chapa única composta pelos associados José Marcos de Araujo Silva, Antônio Augusto Seabra Gomes e Maria Cristina C. Costa Pinto foi eleita por unanimidade, sendo o associado José Marcos eleito como diretor presidente. A associada Judite pediu demissão do cargo coordenadora administrativa. 6 - Encerramento: Nada mais havendo a ser tratado, encerrou-se a Assembléia e lavrou-se a presente ata, devidamente assinada pelos associados abaixo, que foram livremente designados pelos presentes à Assembléia para este fim. José Marcos de Araújo Silva Gomes - Diretor Antônio Augusto Seabra Pinto - Diretor Maria Cristina C.Costa - Diretor Fernando Venâncio M. Silva - Secretário