sexta-feira, 25 de maio de 2012

segunda-feira, 14 de maio de 2012

AGE - REAL - 05.04.2012


ASSEMBLÉIA GERAL ORDINÁRIA DA ASSOCIAÇÃO ALPHAVILLE LAGOA DOS INGLESES UNIFAMILIAR U2

1 – Data, hora e local: No dia 05 de Abril do ano de 2012, às 19:00 horas, em primeira chamada e, não havendo quorum exigido, às 19:30 horas, em segunda chamada, na Portaria do Unifamiliar U2,  situada na Casa de Apoio, na Avenida Princesa Diana ,885 na cidade de Nova Lima, Minas Gerais. 2 – Presença: Presentes os Associados, conforme assinaturas na lista de presenças. 3 – Mesa: Diretor Presidente: José Marcos de Araújo Silva, Diretor:  Antonio Augusto Seabra Gomes. 4 - Foi aberta a Assembléia pelo diretor presidente, lendo a última ata da Associação Alphaville Lagoa dos Ingleses Unifamiliar U2. 5 -Ordem do dia: 5.1.  Apresentação e Aprovação do Relatório Final da Auditoria de 2011 e aprovação das contas deste exercício:  APROVADO por unanimidade. Os diretores repassaram aos Associados o relatório da Auditoria referente ao exercício de 2011 para análise e apreciação, sendo aprovado com o devido acompanhamento mensal da Diretoria. 5.2. Apresentação e deliberação do orçamento referente ao exercício de 2012-2013:  Foi apresentada pelos diretores a planilha referente ao  o exercício de Abril de 2012 a Março de 2013. Foi aprovado o valor anual total de R$ 1.006.959,66 (hum milhão, seis mil e novecentos e cinquenta nove reais e sessenta e seis centavos). A taxa de manutenção  foi aprovado no valor  R$ 465,00 (quatrocentos e sessenta e cinco reais) a partir de maio de 2012, sendo que a diferença dos valores das despesas serão supridas pelo  valores a receber da inadimplência e outras receitas. Não será cobrada a diferença retroativa do mês de abril de 2012. Foi aprovado por unanimidade e ainda explicado que a taxa de manutenção não foi reajustada a dois anos. 5.3. Apresentação e deliberação dos Investimentos referente 2012-2013: A Assembléia deliberou em manter o projeto Original da construção da Casa de Apoio (a casa de apoio atual será de uso dos moradores do Residencial), será construído ao lado um novo espaço para uso dos nossos colaboradores e colocação dos equipamentos e materiais, cujo recurso financeiro será utilizado o  valor do caixa disponível . 5.4. Informação e deliberação referente as multas dos eucaliptos: Foi esclarecido pela Diretoria o acordo firmado  com  a Prefeitura de Nova Lima/Secretaria do Meio Ambiente:  Uma multa original de  R$ 66.000,00 (sessenta e seis mil reais) que após vários esforços e tentativas junto a estes órgãos, foi  concluído   com a elaboração, execução de um projeto de plantio. Foi aprovado pela Assembléia gastos de  aproximadamente R$7.000,00 (sete mil reais)com aquisição de mudas conforme o acordo de compensação da multa. Posteriormente deverão ser apuradas as responsabilidades do corte para tomar as devidas providencias. Foi aprovado unanimidade. 6 - Encerramento: Nada mais havendo a ser tratado, encerrou-se a Assembléia e lavrou-se a presente ata, devidamente assinada pelos associados abaixo, que foram livremente designados pelos presentes à Assembléia para este fim.

José Marcos de A. Silva                 
Antonio Augusto S. Gomes
Affonso Mendonça Uchôa Neto      
Sergio Aloisio Evangelista

              

  

segunda-feira, 3 de outubro de 2011

AGE REAL - 02.09.11

ASSEMBLÉIA GERAL EXTRAORDINÁRIA DA ASSOCIAÇÃO ALPHAVILLE LAGOA DOS INGLESES UNIFAMILIAR U2

1 – Data, hora e local: No dia 12 de Setembro do ano de 2011, às 19:00 horas, em primeira chamada e, não havendo quorum exigido, às 19:30 horas, em segunda chamada, na Casa de Apoio do Unifamiliar U2, situada na Av. Princesa Diana 885 na cidade de Nova Lima, Minas Gerais. 2 – Presença: Presentes os Associados, conforme assinaturas na lista de presenças. 3 – Mesa: Diretor Presidente: Jose Marcos de Araújo Silva, Diretores: Antonio Augusto Seabra Gomes, Maria Cristina Cardoso Costa Pinto; Secretário: Thomaz Sousa Lima Mattos de Paiva. 4 - Abertura: Foi aberta a Assembléia pelo diretor presidente, lendo a última ata da Associação Alphaville Lagoa dos Ingleses Unifamiliar U2.5.Ordem do dia: 5.1. Eleição dos membros do CEAJ: Considerando que esta questão é de competência exclusiva da diretoria e do Conselho Deliberativo, o assunto foi retirado da pauta para ser definido em reunião específica. 5.2. Formação dos grupos de trabalho: Foram criados dois grupos de trabalho, a saber: GTSOCIAL (festas, eventos e comunicação) – membros: Maria Cristina Cardoso Costa Pinto (diretora), Roseli de Cássia Coimbra e Silva, Lilian C. Laudares e Luciane de Almeida Teixeira; GTINFRAESTRUTURA (Jardinagem, paisagismo e vias públicas) – Membros: Antonio Augusto Seabra Gomes (diretor), Aguinaldo de Souza Santos e José Alves da Silva. 5.3. Uso da Casa de Apoio e dos Equipamentos: A Assembléia Geral requereu primeiramente que a diretoria analise a construção de um anexo do outro lado da portaria. A Assembléia Geral definiu ainda que a casa de apoio e seus respectivos equipamentos serão utilizados para cursos, reuniões, palestras e aulas de qualquer natureza, exceto para atos de mercancia pela comunidade. Qualquer outra requisição de utilização será analisada caso a caso pelo Grupo de Trabalho GTSOCIAL. Os agendamentos para a utilização deverão ser realizados com antecedência mínima de 7 dias, com período máximo de reserva de 90 dias, limitados a 1 dia por mês para cada associado, via e-mail e registrados no livro de reservas do espaço da casa de apoio. Os cancelamentos deverão ser avisados ao GTSOCIAL com 48 horas de antecedência. As excepcionalidades serão tratadas pelo GTSOCIAL. A Assembléia Geral deliberou ainda, por maioria, que os equipamentos da casa de apoio somente poderão ser utilizados dentro das dependências desta, sendo que os equipamentos de jardinagem são de uso exclusivo do Residencial U2. A Assembléia Geral deliberou, por maioria, que o veículo do Residencial somente poderá ser utilizado para transportar associados em casos emergenciais e excepcionais. 6. Encerramento: Nada mais havendo a ser tratado, encerrou-se a Assembléia e lavrou-se a presente ata, devidamente assinada pelos associados abaixo, que foram livremente designados pelos presentes à Assembléia para este fim.
Assinam a ata os diretores, secretário e os condôminos Senhores Ronald Andrade e Nilo de Carvalho Serpa.

segunda-feira, 12 de setembro de 2011

AGE - Real - 12.09.11

AGE REAL - CONVOCAÇÃO

A ASSOCIAÇÃO ALPHAVILLE LAGOA DOS INGLESES RESIDENCIAL UNIFAMILIAR U2 representada por seus diretores abaixo assinados, no uso das prerrogativas conferidas pelo Estatuto Social, convoca os seus associados para comparecerem à ASSEMBLÉIA GERAL EXTRAORORDINÁRIA, a ser realizada no dia 12 de Setembro 2011 ( Segunda - Feira) às 19:00 horas, em primeira convocação e às 19:30 horas, em segunda convocação, na CASA DE APOIO DO UNIF. U2, Princesa Diana n°. 885 – Alphaville Lagoa dos Ingleses, para deliberar sobre a seguinte ordem do dia:

1- Eleição dos membros do CEAJ;
2- Formação dos grupos de trabalho;
3- Uso da casa de Apoio e dos Equipamentos.


Contamos com sua presença.
Nova Lima, 01 de Setembro de 2011.

terça-feira, 5 de julho de 2011

quinta-feira, 31 de março de 2011

AGO - UNIFAMILIAR U2 - 30.03.11

1. Data,dia e hora: No dia 30 de Março do ano de 2011, às 19:00 horas, em primeira chamada e, não havendo quorum exigido, às 19:30 horas, em segunda chamada, na Casa de Apoio do Unifamiliar U2, situada na Av Princesa Diana 885 na cidade de Nova Lima, Minas Gerais. 2 – Presença: Presentes os Associados, conforme assinaturas na lista de presenças. 3 – Mesa: Diretor Presidente: Nilo Carvalho Serpa, Diretores: Affonso Mendonça Uchoa Neto e Maria Cristina Cardoso Costa Pinto, Secretário: Fernando Venâncio M.Silva 4 -. Abertura: Foi aberta a Assembléia pelo diretor presidente, lendo a última ata da Associação Alphaville Lagoa dos Ingleses Unifamiliar U2. 5- Ordem do dia: 5.1. Apresentação e aprovação do Relatório Final da Auditora de 2010 e aprovação das contas deste exercício: Relatório de Atividades da Diretoria do Real: Foi apresentado pelos diretores o relatório referente a Gestão 2009 – 2010, do Condomínio Real – Unifamiliar U2: 1. Gestão Descentralizada: Criação e implementação de Grupos de Trabalho (GT) visando uma gestão participativa e descentralizada. 2. Regimento Interno Colocação: em prática do Regimento Interno, através de capacitação dos funcionários, porteiros e vigilantes. A partir desta capacitação, a operação do condomínio passou a orientar-se, rigorosamente, nas normas do Regimento Interno do Real. 3. Sistema de Segurança: 3.1. Implantação de novo sistema de segurança através de biometria óptica e cartão magnético, novo software de cadastramento de proprietários e fornecedores. Criação da rede interna, intercomunicando todos os computadores e câmaras. Instalação do suporte on-line. 3.2. Melhoria contínua da funcionalidade da portaria. A rotatividade constante dos porteiros deveu-se a incapacidade da empresa fornecedora de contratar mão-de-obra especializada na função. Inúmeras reuniões foram realizadas com a empresa, mas, sem muito sucesso 4. Recursos Humanos: 4.1. Contratação da equipe de jardineiros (03 profissionais), diminuindo os valores da terceirização e obtendo maior segurança, dedicação e qualidade nos trabalhos. 4.2. Investimento no quadro funcional: qualidade da alimentação, higiene, uniformes, equipamentos de segurança e plano médico-odontológico para todos os funcionários. Treinamentos informais. 5. Portaria: 5.1. Recuperação de toda a parte elétrica, iluminação, vidros quebrados, infiltrações, pintura de alvenaria, madeirame e luminárias. Troca de mobiliário para adequação às novas necessidades. Colocação de grades de proteção para os pedestres. Pintura de todo o gradil. Adequação da posição dos leitores de identificação e câmeras de vídeo. 5.2. Recuperação do paisagismo e jardinagem dos canteiros internos e externos. Recuperação da iluminação dos jardins da portaria e das guaritas. 5.3. Adoção do ponto de ônibus em frente ao Real quanto à limpeza e capina, para maior conforto e qualidade do espaço para nossos moradores, fornecedores e empregados. 6. Casa de Apoio: 6.1. Compra de equipamentos de multimídia, telão, internet e comunicação diminuindo os gastos mensais com alugueis. 6.2. Melhoria do banheiro social, com colocação de espelho, porta-objeto, dimer, papeleiras e melhor iluminação. Instalação de exaustor no banheiro dos funcionários, por não existir ventilação. 6.3. Conserto do esgoto da casa de apoio, que apresentava refluxo, por erros de engenharia. 6.4. Conserto do mobiliário da cozinha dentro do possível. Compra de um novo microondas, liquidificador e fogão de duas bocas a gás. Revisão da parte elétrica e ventilação. 7. Revitalização do meio ambiente: ruas, canteiros, praças e playground: 7.1 Instalação da política de defensivos não-tóxicos ou pouco tóxicos para o homem e a fauna. 7.2 Compra de máquinas e equipamentos de jardinagem, insumos agrícolas, material de limpeza biodegradável. 7.3. Plantio de mudas arbóreas, arbustivas e florais. Recuperação do gramado, canteiros, maciços e pérgula da praça. Transplante de espécies vegetais posicionadas em locais perigosos para crianças. 7.4. Instalação de uma ducha e de uma torneira, revisão da parte hidráulica e elétrica da praça. 7.5 Pintura dos meio-fios, recuperação de bocas de lobo, execução de sistema de drenagem nas praças, canteiros e playground. 7.6 Replantio de pinheiros junto ao muro, recuperação do sansão-do-campo na área externa do muro, negociado com a AG, mas, não cumprido. 7.7 Manutenção e otimização dos sistemas de irrigação, iluminação das ruas e alamedas, coleta de lixo doméstico e verde, limpeza das ruas e controle sistêmico de pragas doméstico e ambiental. 8. Comunicação: Criação de um novo canal de comunicação - o blog – Residencial Real www.residencialreal.blogspot.com 2010 1. Sistema de Segurança (item prioritário eleito pelos moradores) 1.1. Implantação do Comitê CEAJ (Comitê Executivo de Apuração e Julgamento) prevista no regimento interno, conforme Secção II, do cap. II, do Título V, art.85 e seguintes, sendo este aprovado por Assembléia Geral Ordinária e pelos Diretores, nomeando no ato os associados: Afonso Uchoa Neto (Secretário), Bernardo da Cunha Pereira (Receptor) e Antônio Augusto Seabra Gomes (Presidente), como integrantes titulares da CEAJ, cujo mandato será por 02 anos. 1.2. Aperfeiçoamento do sistema computadorizado de vigilância e controle de entrada e saída. 1.3. Melhoria contínua da funcionalidade da portaria. A rotatividade constante dos porteiros foi devida ao mesmo problema de 2009. Novamente, reuniões foram realizadas com a empresa, agora, com os sócios, instalada a cobrança de multas contratuais e, maior severidade nas cobranças ao fornecedor. 1.4 Implementação das normas de segurança no condomínio, execução da sinalização interna, através de placas e pinturas no chão e, educação para o trânsito. 1.5 Instalação de 10 (dez) limitadores de velocidade para aumentar a segurança dos moradores e educar os condôminos. 1.6. Capacitação do quadro funcional em segurança e atendimento. 2. Comunicação 2.1. Melhoria do sistema de comunicação: colocação de quadros de avisos na casa de apoio e na portaria. 2.2. Atualização constante do blog, contendo todas as atas do Real e da AG, relatórios gerencias e comunicações. 3. Casa de Apoio 3.1 Confecção de piso ao redor da casa de apoio e instalação de iluminação externa, facilitando vigilância, trânsito e limpeza. 3.2 Confeção de grelha-canaleta melhorando a drenagem pluvial e evitando alagamentos na casa. 3.3. Reforma casa de apoio/OI em fase contratual final. A Diretoria conseguiu negociar os aluguéis não pagos por 10 (dez) anos, valor que será usado na reforma da casa de apoio para suportar a expansão da telefônica, inclusive aumentando os números fixos e a velocidade da internet. 4. Revitalização do meio ambiente: ruas, canteiros, praças e playground. 4.1 Iluminação da praça proporcionando aos moradores do Real mais segurança e estendendo o tempo de lazer. – Responsável Técnico: Eng. Bernardo Cunha ( proprietário voluntário). 4.2. Renovação da pintura do playground (madeirame, ferragens e piaçava). 4.3 Renovação e manutenção da areia do playground (cf. orientações do Minas Náutico) para evitar contaminações. 4.4 Recortes no concreto da praça para evitar acidentes em volta das rampas de escalagem, escadas e escorregadores, com colocação de areia no local. 4.5 Plantio de arvores frutíferas na praça. Pomar com jabuticabeiras, amoreiras, pitangueiras, romãs, ameixa, jurubeba, goiaba, por enquanto... 4.6 Substituição de árvores que não vingaram após 4 anos de plantio. 4.7. Implantação de pontos de irrigação onde existiam pontos cegos. 4.8 Limpeza, dedetização e remoção de entulhos dos lotes vagos com maior freqüência. 4.9 Corte de eucaliptos, autorizados e acompanhados pela Prefeitura, com plantio de mudas nos locais determinados pela mesma. Apoio expressivo do proprietário José Marcos. 4.10. Controle rigoroso de pragas nas áreas coletivas para não contaminar os jardins. 4.11 Plantio de sansão-do-campo na parte interna do muro ao longo da rodovia, aumentando a densidade da cortina arbórea e, conseqüentemente, a segurança junto aos muros. 4.12. Plantio de novas mudas de árvores típicas em todo o residencial. 5. Eventos 5.1 Apoio ao Grupo de Trabalho (GT) que planejou, operacionalizou e contabilizou o nosso I ARRAIÁ DU REAL. Participação maciça dos moradores e amigos, numa tarde-noite muito alegre. Contratamos a quadrilha “Bola de Fogo”, constituída por crianças de 02 a 12 anos, um projeto social do Jardim Canadá. Este projeto possui um time de futebol de crianças o “Bola de Fogo” e, necessitam de material esportivo, principalmente, bolas de futebol usadas ou novas. 5.2 Nosso 6º Almoço de Natal, como sempre, foi um sucesso. O GT trabalhou com a maior rapidez e competência. Neste natal apoiamos a Creche São Judas Tadeu, Jardim Canadá, que atende 537 crianças de 06 meses a 12 anos em horário integral. Como parte do convite foi feita a doação de 150 kg de leite em pó para esta creche, onde passam o dia inteiro, vários filhos de nossas empregadas e prestadores de serviços. Os nossos vizinhos adotaram 200 crianças desta creche para ajudar ao Papai Noel. As famílias que participaram da tarde de entrega dos presentes se emocionaram por ver que com tão pouco ajudamos a construir a magia de Natal de nossa população do entorno. Finalmente, os agradecimentos desta Diretoria a todos os nossos amigos-moradores e proprietários, pela inestimável participação, competência, harmonia e alegria. Nós acreditamos, verdadeiramente, na gestão participativa. Muito obrigado pela oportunidade de sermos voluntários na melhoria contínua do local que escolhemos para viver, compartilhar e sermos felizes. Que a Diretoria que agora assume o biênio 2011-2012 tenha muito apoio, sucesso e alegrias. Contem conosco agora e sempre! Diretoria 2009-2010 Maria Cristina Cardoso Costa Pinto Afonso Uchoa Neto Nilo de Carvalho Serpa. COMENTÁRIOS DOS AUDITORES SOBRE AS CONTAS EXAMINADAS E RECOMENDAÇÕES PARA MELHORIA DOS CONTROLES INTERNOS CONTÁBEIS E ADMINISTRATIVOS ATIVO I – DISPONIBILIDADES 1 – CAIXA Relatório do Fundo Fixo fechando com o razão contábil e documentos. Durante os trabalhos de auditoria procedemos a uma verificação surpresa e constatamos que o saldo do Fundo Fixo estava conferindo com os valores existentes nos cofres da Associação. Sugerimos que periodicamente esta ação seja repetida para aprimorar a segurança dos controles. 2 – BANCOS: CONTA MOVIMENTO Os saldos das contas estavam devidamente conciliados com os extratos bancários. Os saldos foram circularizados e todos estavam de acordo com os extratos usados nas conciliações. 3 – APLICAÇÕES FINANCEIRAS Os saldos das contas estavam devidamente conciliados com os extratos bancários. Os saldos foram circularizados e todos estavam de acordo com os extratos usados nas conciliações. Sugerimos que os saldos dos impostos retidos referentes aos resgates das aplicações fossem lançados contra a conta de resultados uma vez que a Associação é isenta do pagamento de impostos e não teria como compensar os mesmos, sugerimos, também, que a Gerência Financeira estude junto aos bancos parceiros uma nova forma de aplicação que não tenha tributação. II – REALIZÁVEL EM CURTO PRAZO 1 – CONTAS A RECEBER DE ASSOCIADOS As contas estavam devidamente conciliadas e os saldos estão de acordo com o razão contábil. Sugerimos uma revisão no critério de envio dos devedores para cobrança através de advogados para que a constituição destas provisões seja feita com respaldo da legislação vigente. 2 – ADIANTAMENTOS A FORNECEDORES Saldo da conta conferido com o pagamento da despesa ainda não realizada. III – ATIVO PERMANENTE 1 – IMOBILIZADO TÉCNICO A Auditoria anterior sugeriu que fosse implantado um sistema de controle de Ativo Fixo e a Associação contratou a empresa BH Patrimonial para este trabalho. Foi feito levantamento detalhado de todos os bens e, devido ao longo período sem controle, este levantamento resultou em ajustes considerados, a mesma empresa mantém o controle dos bens do imobilizado e periodicamente faz inventário para controle. Os percentuais de depreciação e amortização usados estão dentro do permitido pela legislação. Sugerimos e foi acatada pela contabilidade a alteração dos históricos. Onde estava registrado conforme autorização da Associação foi alterada para conforme laudo da BH Patrimonial. 2 – INTANGIVEL Os saldos das contas de sistemas operacionais também foram inventariados pela BH Patrimonial e suas amortizações estão dentro dos percentuais permitidos pela legislação. IV – ATIVO CIRCULANTE 1 – FORNECEDORES Os saldos dos controles internos estavam de acordo com os saldos contábeis. A título de circularização foram considerados os fornecedores de maior valor. As respostas recebidas estavam de acordo com os saldos contábeis. 2 – OBRIGAÇÕES FISCAIS E TRIBUTÁRIAS Os saldos das contas apresentam algumas divergências de valor irrelevante para auditoria que não comprometem as obrigações da Associação, mas precisam ser conciliadas periodicamente. Durante os trabalhos foi solicitada aos funcionários a apresentação das CND’s e todas estavam sem impedimento. 3 – OBRIGAÇÕES TRABALHISTAS/PREVIDENCIARIAS Os saldos das contas apresentavam algumas divergências em relação aos relatórios. Sugerimos ajuste na rubrica Provisão para Férias e foi acatado pela contabilidade. Durante os trabalhos foi solicitada aos funcionários a apresentação das CND’s do INSS e FGTS e todas estavam sem impedimento. V – PATRIMÔNIO LÍQUIDO 1 – FUNDO PATRIMONIAL As contas do Patrimônio Líquido estavam de acordo os controles internos. Sugerimos atenção especial para a conta de ajustes de exercícios anteriores. Durante os trabalhos tivemos uma reunião com o responsável pela contabilidade onde apresentamos as ponderações de se fazerem somente lançamentos nesta rubrica quando realmente o ajuste for de exercícios anteriores. As contas de resultados foram devidamente testadas onde encontramos algumas irregularidades que foram ajustadas pela contabilidade para melhor apresentação do resultado. Sugerimos à Diretoria que solicite a contabilidade um relatório de Demonstração Analítica do Resultado Mensal para melhor acompanhamento das despesas e receitas. Durante os trabalhos, verificamos que algumas contas não estavam sendo usadas corretamente. Com este novo relatório sugerido estas divergências serão detectadas e corrigidas no próprio período. VI – EMPRESAS TERCEIRIZADAS Fizemos uma visita à empresa GOL e não encontramos nenhuma irregularidade nos registros dos funcionários que prestam serviços para a Associação. VII – VERIFICAÇÃO PRESENCIAL DE FUNCIONÁRIOS Durante os trabalhos procedemos a uma verificação presencial de alguns funcionários e o ponto em destaque foi que um funcionário não portava identidade. Sugerimos que a Associação comunique por escrito a todos os funcionários que estejam sempre de porte de seus documentos para fins de identificação e segurança. VIII – PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS INTERNOS A auditoria anterior sugeriu a contratação de uma empresa especializada para elaboração de manual de normas internas. Este ponto é de grande importância para melhoria dos controles da Associação e delegação de responsabilidades. IX– CONTRATOS/ESTATUTOS Procedemos à leitura dos estatutos, contratos e aditivos de maior importância e valor e não detectamos nenhuma falha que possa vir a prejudicar a Associação financeira ou socialmente. X– DOCUMENTAÇÃO E ARQUIVO Todos os documentos solicitados aos funcionários durante o período de trabalho de inspeção foram apresentados sem qualquer restrição. Sugerimos que os grandes contratos (Gol e outros) tenham um arquivo especial para facilitar o controle e identificação dos documentos. XI – DISPOSIÇÕES FINAIS Nossos relatórios foram gerados após trabalhos realizados à base de testes seletivos. Foi preparado para que os Diretores da Associação tenha conhecimento dos princípios de auditoria geralmente aceitos e verifiquem se os procedimentos sugeridos estão sendo acatados. Este relatório é confidencial. Estamos sempre à disposição de V.Sas para quaisquer esclarecimentos que se fizerem necessários. MORATO & ROCHA AUDITORES INDEPENDENTES Mário Lúcio Morato, que foi aprovado. 5.2- Apresentação e deliberação do orçamento referente ao exercício de 2011-2012: em função da não apresentação do orçamento da Associação Geral o associados em unanimidade optaram por não aprovar o orçamento de 2011-2012, pois não se sabe qual será o percentual de rateio do residencial Real para Associação Geral. O diretor Nilo salientou que a taxa de condomínio deve permanecer inalterada, permanecendo o valor atual de R$ 415,00 (quatrocentos e quinze reais). O orçamento então será apresentado para deliberação após a apresentação e aprovação do orçamento da Associação Geral. Ficou decidido por unanimidade pelos associados que independentemente da aprovação do orçamento a substituição dos porteiros atuais por novos vigilantes. 5.3- Eleição e posse dos Membros da diretoria – Mandato de 02 anos: A chapa única composta pelos associados José Marcos de Araujo Silva, Antônio Augusto Seabra Gomes e Maria Cristina C. Costa Pinto foi eleita por unanimidade, sendo o associado José Marcos eleito como diretor presidente. A associada Judite pediu demissão do cargo coordenadora administrativa. 6 - Encerramento: Nada mais havendo a ser tratado, encerrou-se a Assembléia e lavrou-se a presente ata, devidamente assinada pelos associados abaixo, que foram livremente designados pelos presentes à Assembléia para este fim. José Marcos de Araújo Silva Gomes - Diretor Antônio Augusto Seabra Pinto - Diretor Maria Cristina C.Costa - Diretor Fernando Venâncio M. Silva - Secretário

quarta-feira, 30 de março de 2011

Relatório de Atividades da Diretoria do Real: Gestão 2009 – 2010

Relatório de Atividades da Diretoria do Real: Gestão 2009 – 2010, cujo teor deverá constar, integralmente, da ata da AGO do Condomínio Real – Unifamiliar U2, realizada no dia 30 de março de 2011. 2009 1. Gestão Descentralizada Criação e implementação de Grupos de Trabalho (GT) visando uma gestão participativa e descentralizada. 2. Regimento Interno Colocação em prática do Regimento Interno, através de capacitação dos funcionários, porteiros e vigilantes. A partir desta capacitação, a operação do condomínio passou a orientar-se, rigorosamente, nas normas do Regimento Interno do Real. 3. Sistema de Segurança 3.1. Implantação de novo sistema de segurança através de biometria óptica e cartão magnético, novo software de cadastramento de proprietários e fornecedores. Criação da rede interna, intercomunicando todos os computadores e câmaras. Instalação do suporte on-line. 3.2. Melhoria contínua da funcionalidade da portaria. A rotatividade constante dos porteiros deveu-se a incapacidade da empresa fornecedora de contratar mão-de-obra especializada na função. Inúmeras reuniões foram realizadas com a empresa, mas, sem muito sucesso 4. Recursos Humanos 4.1. Contratação da equipe de jardineiros (03 profissionais), diminuindo os valores da terceirização e obtendo maior segurança, dedicação e qualidade nos trabalhos. 4.2. Investimento no quadro funcional: qualidade da alimentação, higiene, uniformes, equipamentos de segurança e plano médico-odontológico para todos os funcionários. Treinamentos informais. 5. Portaria 5.1. Recuperação de toda a parte elétrica, iluminação, vidros quebrados, infiltrações, pintura de alvenaria, madeirame e luminárias. Troca de mobiliário para adequação às novas necessidades. Colocação de grades de proteção para os pedestres. Pintura de todo o gradil. Adequação da posição dos leitores de identificação e câmeras de vídeo. 5.2. Recuperação do paisagismo e jardinagem dos canteiros internos e externos. Recuperação da iluminação dos jardins da portaria e das guaritas. 5.3. Adoção do ponto de ônibus em frente ao Real quanto à limpeza e capina, para maior conforto e qualidade do espaço para nossos moradores, fornecedores e empregados. 6. Casa de Apoio 6.1. Compra de equipamentos de multimídia, telão, internet e comunicação diminuindo os gastos mensais com alugueis. 6.2. Melhoria do banheiro social, com colocação de espelho, porta-objeto, dimer, papeleiras e melhor iluminação. Instalação de exaustor no banheiro dos funcionários, por não existir ventilação. 6.3. Conserto do esgoto da casa de apoio, que apresentava refluxo, por erros de engenharia. 6.4. Conserto do mobiliário da cozinha dentro do possível. Compra de um novo microondas, liquidificador e fogão de duas bocas a gás. Revisão da parte elétrica e ventilação. 7. Revitalização do meio ambiente: ruas, canteiros, praças e playground. 7.1 Instalação da política de defensivos não-tóxicos ou pouco tóxicos para o homem e a fauna. 7.2 Compra de máquinas e equipamentos de jardinagem, insumos agrícolas, material de limpeza biodegradável. 7.3. Plantio de mudas arbóreas, arbustivas e florais. Recuperação do gramado, canteiros, maciços e pérgula da praça. Transplante de espécies vegetais posicionadas em locais perigosos para crianças. 7.4. Instalação de uma ducha e de uma torneira, revisão da parte hidráulica e elétrica da praça. 7.5 Pintura dos meio-fios, recuperação de bocas de lobo, execução de sistema de drenagem nas praças, canteiros e playground. 7.6 Replantio de pinheiros junto ao muro, recuperação do sansão-do-campo na área externa do muro, negociado com a AG, mas, não cumprido. 7.7 Manutenção e otimização dos sistemas de irrigação, iluminação das ruas e alamedas, coleta de lixo doméstico e verde, limpeza das ruas e controle sistêmico de pragas doméstico e ambiental. 8. Comunicação Criação de um novo canal de comunicação - o blog – Residencial Real www.residencialreal.blogspot.com 2010 1. Sistema de Segurança (item prioritário eleito pelos moradores) 1.1. Implantação do Comitê CEAJ (Comitê Executivo de Apuração e Julgamento) prevista no regimento interno, conforme Secção II, do cap. II, do Título V, art.85 e seguintes, sendo este aprovado por Assembléia Geral Ordinária e pelos Diretores, nomeando no ato os associados: Afonso Uchoa Neto (Secretário), Bernardo da Cunha Pereira (Receptor) e Antônio Augusto Seabra Gomes (Presidente), como integrantes titulares da CEAJ, cujo mandato será por 02 anos. 1.2. Aperfeiçoamento do sistema computadorizado de vigilância e controle de entrada e saída. 1.3. Melhoria contínua da funcionalidade da portaria. A rotatividade constante dos porteiros foi devida ao mesmo problema de 2009. Novamente, reuniões foram realizadas com a empresa, agora, com os sócios, instalada a cobrança de multas contratuais e, maior severidade nas cobranças ao fornecedor. 1.4 Implementação das normas de segurança no condomínio, execução da sinalização interna, através de placas e pinturas no chão e, educação para o trânsito. 1.5 Instalação de 10 (dez) limitadores de velocidade para aumentar a segurança dos moradores e educar os condôminos. 1.6. Capacitação do quadro funcional em segurança e atendimento. 2. Comunicação 2.1. Melhoria do sistema de comunicação: colocação de quadros de avisos na casa de apoio e na portaria. 2.2. Atualização constante do blog, contendo todas as atas do Real e da AG, relatórios gerencias e comunicações. 3. Casa de Apoio 3.1 Confecção de piso ao redor da casa de apoio e instalação de iluminação externa, facilitando vigilância, trânsito e limpeza. 3.2 Confeção de grelha-canaleta melhorando a drenagem pluvial e evitando alagamentos na casa. 3.3. Reforma casa de apoio/OI em fase contratual final. A Diretoria conseguiu negociar os aluguéis não pagos por 10 ( dez) anos, valor que será usado na reforma da casa de apoio para suportar a expansão da telefônica, inclusive aumentando os números fixos e a velocidade da internet. 4. Revitalização do meio ambiente: ruas, canteiros, praças e playground. 4.1 Iluminação da praça proporcionando aos moradores do Real mais segurança e estendendo o tempo de lazer. – Responsável Técnico: Eng. Bernardo Cunha ( proprietário voluntário). 4.2. Renovação da pintura do playground (madeirame, ferragens e piaçava). 4.3 Renovação e manutenção da areia do playground (cf. orientações do Minas Náutico) para evitar contaminações. 4.4 Recortes no concreto da praça para evitar acidentes em volta das rampas de escalagem, escadas e escorregadores, com colocação de areia no local. 4.5 Plantio de arvores frutíferas na praça. Pomar com jabuticabeiras, amoreiras, pitangueiras, romãs, ameixa, jurubeba, goiaba, por enquanto... 4.6 Substituição de árvores que não vingaram após 4 anos de plantio. 4.7. Implantação de pontos de irrigação onde existiam pontos cegos. 4.8 Limpeza, dedetização e remoção de entulhos dos lotes vagos com maior frequencia. 4.9 Corte de eucaliptos, autorizados e acompanhados pela Prefeitura, com plantio de mudas nos locais determinados pela mesma. Apoio expressivo do proprietário José Marcos. 4.10. Controle rigoroso de pragas nas áreas coletivas para não contaminar os jardins. 4.11 Plantio de sansão-do-campo na parte interna do muro ao longo da rodovia, aumentando a densidade da cortina arbórea e, consequentemente, a segurança junto aos muros. 4.12. Plantio de novas mudas de árvores típicas em todo o residencial. 5. Eventos 5.1 Apoio ao Grupo de Trabalho (GT) que planejou, operacionalizou e contabilizou o nosso I ARRAIÁ DU REAL. Participação maciça dos moradores e amigos, numa tarde-noite muito alegre. Contratamos a quadrilha “Bola de Fogo”, constituída por crianças de 02 a 12 anos, um projeto social do Jardim Canadá. Este projeto possui um time de futebol de crianças o “Bola de Fogo” e, necessitam de material esportivo, principalmente, bolas de futebol usadas ou novas. 5.2 Nosso 6º Almoço de Natal, como sempre, foi um sucesso. O GT trabalhou com a maior rapidez e competência. Neste natal apoiamos a Creche São Judas Tadeu, Jardim Canadá, que atende 537 crianças de 06 meses a 12 anos em horário integral. Como parte do convite foi feita a doação de 150 kg de leite em pó para esta creche, onde passam o dia inteiro, vários filhos de nossas empregadas e prestadores de serviços. Os nossos vizinhos adotaram 200 crianças desta creche para ajudar ao Papai Noel. As famílias que participaram da tarde de entrega dos presentes se emocionaram por ver que com tão pouco ajudamos a construir a magia de Natal de nossa população do entorno. Finalmente, os agradecimentos desta Diretoria a todos os nossos amigos-moradores e proprietários, pela inestimável participação, competência, harmonia e alegria. Nós acreditamos, verdadeiramente, na gestão participativa. Muito obrigado pela oportunidade de sermos voluntários na melhoria contínua do local que escolhemos para viver, compartilhar e sermos felizes. Que a Diretoria que agora assume o biênio 2011-2012 tenha muito apoio, sucesso e alegrias. Contem conosco agora e sempre! Diretoria 2009-2010 Maria Cristina Cardoso Costa Pinto Afonso Uchoa Neto Nilo de Carvalho Serpa
Nova Lima,30 de março de 2011.

segunda-feira, 28 de março de 2011

AUDITORIA CONTÁBIL-FINANCEIRA 2010 - U2

COMENTÁRIOS DOS AUDITORES SOBRE AS CONTAS EXAMINADAS E RECOMENDAÇÕES PARA MELHORIA DOS CONTROLES INTERNOS CONTÁBEIS E ADMINISTRATIVOS

ATIVO

I – DISPONIBILIDADES

1 – CAIXA

Relatório do Fundo Fixo fechando com o razão contábil e documentos. Durante os trabalhos de auditoria procedemos a uma verificação surpresa e constatamos que o saldo do Fundo Fixo estava conferindo com os valores existentes nos cofres da Associação. Sugerimos que periodicamente esta ação seja repetida para aprimorar a segurança dos controles.

2 – BANCOS: CONTA MOVIMENTO Os saldos das contas estavam devidamente conciliados com os extratos bancários. Os saldos foram circularizados e todos estavam de acordo com os extratos usados nas conciliações.

3 – APLICAÇÕES FINANCEIRAS Os saldos das contas estavam devidamente conciliados com os extratos bancários. Os saldos foram circularizados e todos estavam de acordo com os extratos usados nas conciliações. Sugerimos que os saldos dos impostos retidos referentes aos resgates das aplicações fossem lançados contra a conta de resultados uma vez que a Associação é isenta do pagamento de impostos e não teria como compensar os mesmos, sugerimos, também, que a Gerência Financeira estude junto aos bancos parceiros uma nova forma de aplicação que não tenha tributação.

II – REALIZÁVEL EM CURTO PRAZO

1 – CONTAS A RECEBER DE ASSOCIADOS As contas estavam devidamente conciliadas e os saldos estão de acordo com o razão contábil. Sugerimos uma revisão no critério de envio dos devedores para cobrança através de advogados para que a constituição destas provisões seja feita com respaldo da legislação vigente.

2 – ADIANTAMENTOS A FORNECEDORES Saldo da conta conferido com o pagamento da despesa ainda não realizada.


III – ATIVO PERMANENTE


1 – IMOBILIZADO TÉCNICO A Auditoria anterior sugeriu que fosse implantado um sistema de controle de Ativo Fixo e a Associação contratou a empresa BH Patrimonial para este trabalho. Foi feito levantamento detalhado de todos os bens e, devido ao longo período sem controle, este levantamento resultou em ajustes considerados, a mesma empresa mantém o controle dos bens do imobilizado e periodicamente faz inventário para controle. Os percentuais de depreciação e amortização usados estão dentro do permitido pela legislação. Sugerimos e foi acatada pela contabilidade a alteração dos históricos. Onde estava registrado conforme autorização da Associação foi alterada para conforme laudo da BH Patrimonial.

2 – INTANGIVEL Os saldos das contas de sistemas operacionais também foram inventariados pela BH Patrimonial e suas amortizações estão dentro dos percentuais permitidos pela legislação.

IV – ATIVO CIRCULANTE

1 – FORNECEDORES Os saldos dos controles internos estavam de acordo com os saldos contábeis. A título de circularização foram considerados os fornecedores de maior valor. As respostas recebidas estavam de acordo com os saldos contábeis.

2 – OBRIGAÇÕES FISCAIS E TRIBUTÁRIAS Os saldos das contas apresentam algumas divergências de valor irrelevante para auditoria que não comprometem as obrigações da Associação, mas precisam ser conciliadas periodicamente. Durante os trabalhos foi solicitada aos funcionários a apresentação das CND’s e todas estavam sem impedimento.

3 – OBRIGAÇÕES TRABALHISTAS/PREVIDENCIARIAS Os saldos das contas apresentavam algumas divergências em relação aos relatórios. Sugerimos ajuste na rubrica Provisão para Férias e foi acatado pela contabilidade. Durante os trabalhos foi solicitada aos funcionários a apresentação das CND’s do INSS e FGTS e todas estavam sem impedimento.

V – PATRIMÔNIO LÍQUIDO

1 – FUNDO PATRIMONIAL

As contas do Patrimônio Líquido estavam de acordo os controles internos. Sugerimos atenção especial para a conta de ajustes de exercícios anteriores. Durante os trabalhos tivemos uma reunião com o responsável pela contabilidade onde apresentamos as ponderações de se fazerem somente lançamentos nesta rubrica quando realmente o ajuste for de exercícios anteriores. As contas de resultados foram devidamente testadas onde encontramos algumas irregularidades que foram ajustadas pela contabilidade para melhor apresentação do resultado. Sugerimos à Diretoria que solicite a contabilidade um relatório de Demonstração Analítica do Resultado Mensal para melhor acompanhamento das despesas e receitas. Durante os trabalhos, verificamos que algumas contas não estavam sendo usadas corretamente. Com este novo relatório sugerido estas divergências serão detectadas e corrigidas no próprio período.

VI – EMPRESAS TERCEIRIZADAS Fizemos uma visita à empresa GOL e não encontramos nenhuma irregularidade nos registros dos funcionários que prestam serviços para a Associação.

VII – VERIFICAÇÃO PRESENCIAL DE FUNCIONÁRIOS Durante os trabalhos procedemos a uma verificação presencial de alguns funcionários e o ponto em destaque foi que um funcionário não portava identidade. Sugerimos que a Associação comunique por escrito a todos os funcionários que estejam sempre de porte de seus documentos para fins de identificação e segurança.

VIII – PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS INTERNOS A auditoria anterior sugeriu a contratação de uma empresa especializada para elaboração de manual de normas internas. Este ponto é de grande importância para melhoria dos controles da Associação e delegação de responsabilidades.

IX– CONTRATOS/ESTATUTOS Procedemos à leitura dos estatutos, contratos e aditivos de maior importância e valor e não detectamos nenhuma falha que possa vir a prejudicar a Associação financeira ou socialmente.

X– DOCUMENTAÇÃO E ARQUIVO Todos os documentos solicitados aos funcionários durante o período de trabalho de inspeção foram apresentados sem qualquer restrição. Sugerimos que os grandes contratos (Gol e outros) tenham um arquivo especial para facilitar o controle e identificação dos documentos.

XI – DISPOSIÇÕES FINAIS Nossos relatórios foram gerados após trabalhos realizados à base de testes seletivos. Foi preparado para que os Diretores da Associação tenha conhecimento dos princípios de auditoria geralmente aceitos e verifiquem se os procedimentos sugeridos estão sendo acatados. Este relatório é confidencial. Estamos sempre à disposição de V.Sas para quaisquer esclarecimentos que se fizerem necessários. MORATO & ROCHA AUDITORES INDEPENDENTES Mário Lúcio Morato

sexta-feira, 4 de março de 2011

AGE - AG - 22.02.11

ASSEMBLÉIA GERAL EXTRAORDINÁRIA DA ASSOCIAÇÃO GERAL ALPHAVILLE LAGOA DOS INGLESES

1 – Data, hora e local: No dia 22 de Fevereiro do ano de 2011, às 19h00min horas, em primeira chamada e, não havendo quorum exigido, às 19h30min, em segunda chamada, na Sede da Associação Geral Alphaville Lagoa dos Ingleses, situado na Av. Picadilly, 55-A, na cidade de Nova Lima, Minas Gerais. 2 – Presença: Presentes os Associados, conforme assinaturas na lista de presenças. 3 – Mesa: Diretor Presidente do Conselho Deliberativo: Elison Ribeiro Lacerda. Diretores da Associação Geral Alphaville: Diretor Presidente: Ivanhoé Rodrigues de Faria; Diretores: Luiz Alberto de Sá, Fernando César Bernardes, Ronald Jardim de Andrade; Secretário: Thomaz Sousa Lima M. de Paiva. 4 - Foi aberta a Assembléia pelo Presidente do Conselho Deliberativo, Sr. Elison Ribeiro Lacerda, requerendo a dispensa para a Assembléia Geral da leitura da última ata da Associação Geral Alphaville Lagoa dos Ingleses, o que foi deferido por unanimidade. Passou-se então à deliberação da ordem do dia. 5 - Ordem do dia: 5.1. Deliberar sobre a implantação de um alojamento na área Empresarial de Alphaville: Após discussões entre os presentes e considerando a reunião ocorrida pelo Conselho Deliberativo em 03 de fevereiro de 2011, conforme ata ora anexada, a Assembléia Geral, em respeito aos anseios da comunidade e ao interesse coletivo, com intuito de resguardar interesses e prevenir responsabilidades, face ao grande impacto socioambiental de graves consequências à região pela eventual implantação do referido alojamento, resolve por ampla maioria, com exceção do voto contrário da associada Inpar, não acatar o pleito desta Associada em implantar um alojamento para até 416 (quatrocentos e dezesseis) funcionários na área empresarial do empreendimento Alphaville Lagoa dos Ingleses. A Assembléia Geral ainda determinou que, a diretoria da Associação Geral promova uma reunião junto a diretoria da Inpar, para ajudá-la na busca de uma alternativa viável para a solução da questão. Foi citado ainda, pelo Conselheiro Ivanhoé, a possibilidade de se buscar também, individualmente, de soluções alternativas para o caso em tela. A Inpar, através de seu representante Eduardo Geyer, ficou de agendar a referida reunião. Pedindo a palavra o Conselheiro Renato Neves, em opinião pessoal, este sugeriu que a empresa apresentasse estudos de mobilização e desmobilização de pessoal, dimensionamento hidrosanitário e estudo de impacto hídrico junto a Samotrácia, de energia junto a Cemig, sem exclusão de outros mais necessários para um projeto desta magnitude. O representante da Inpar, Sr. Eduardo Geyer, informou que, se necessário legalmente, os estudos serão apresentados assim que requeridos. O conselheiro Nilo Serpa se manifestou no sentido que, apesar da sugestão do conselheiro Renato Neves, a apresentação dos estudos não significa necessariamente uma mudança de posição do conselho. 5.2: Deliberar sobre a contratação de uma empresa de Consultoria para realizar um diagnostico da Associação Geral e realizar um organograma: Foi colocado em discussão a necessidade da Associação Geral em contratar uma consultoria para ser feito um diagnóstico, matriz de riscos, mapa de processos sugeridos, implementação e acompanhamento da área administrativa da AG. Foi deliberado por unanimidade pela Assembléia Geral, que a diretoria proceda à contratação da consultoria em questão, com prazo de 15 (quinze) dias para a conclusão do processo de contratação. O conselheiro Gustavo Guimarães requereu a sua participação como facilitador para o processo de contratação, o que foi aprovado pela Assembléia Geral. Ao final deste estudo, a Assembléia Geral determinou que seja elaborado pela diretoria e colocado em votação em AGE o Regimento Interno da AG. Foi solicitado pelos diretores da AG, Luiz Alberto de Sá e Ronald Andrade, o convite ao Presidente do Conselho para que este participe do processo, o que foi aprovado pela Assembléia Geral. Encerramento: Nada mais havendo a ser tratado, encerrou-se a Assembléia e lavrou-se a presente ata, devidamente assinada pelos associados abaixo, que foram livremente designados pelos presentes à Assembléia para este fim.
1. Elison Ribeiro Lacerda
Presidente Conselho Deliberativo
2. Ivanhoé Rodrigues de Faria
Diretor Presidente
3. Fernando César Bernardes
Diretor
4. Luiz Alberto de Sá
Diretor
5. Ronald Jardim Andrade
Diretor
6. Thomaz Sousa Lima M. de Paiva
Secretário


terça-feira, 14 de dezembro de 2010

A diretoria do Real deseja que o clima em 2011 seja de:
Saúde
Paz
Alegria
Qualidade ambiental
Novas oportunidades e
Muito sucesso!
Boas Festas!
Cristina, Nilo e Afonso